Rekam Medis Elektronik Klinik: Kewajiban Permenkes 24/2022

Jawaban singkatnya: ya, wajib, dan tenggatnya bahkan sudah lewat. Kewajiban rekam medis elektronik klinik ditetapkan dalam Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Pasal 3 mewajibkan setiap fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan rekam medis elektronik (RME), dan Pasal 45 memberi batas waktu paling lambat 31 Desember 2023. Klinik pratama, klinik utama, praktik mandiri dokter, sampai apotek dan laboratorium kesehatan semuanya masuk cakupan.

Pertanyaan yang lebih relevan hari ini bukan lagi “apakah klinik saya harus pakai RME”, melainkan “apakah RME yang saya jalankan sudah memenuhi syarat”. Banyak klinik merasa aman karena sudah memakai aplikasi pencatatan pasien, padahal Permenkes 24/2022 menuntut lebih dari itu: delapan kegiatan penyelenggaraan yang lengkap, keterhubungan dengan platform SATUSEHAT, penyimpanan data di Indonesia, dan retensi paling singkat 25 tahun. Artikel ini membedah isi aturannya, lalu langkah praktis memenuhinya.

Dari Permenkes 269/2008 ke 24/2022: logikanya dibalik

Selama empat belas tahun, rekam medis di Indonesia diatur Permenkes 269/2008 yang lahir di zaman berkas kertas dan map folder. Permenkes 24/2022 mencabutnya dan membalik logikanya: elektronik menjadi bentuk utama, kertas menjadi pengecualian. Definisinya pun ketat. RME adalah rekam medis yang dibuat dengan sistem elektronik yang memang diperuntukkan bagi penyelenggaraan rekam medis. Memindai berkas kertas lalu menyimpannya sebagai PDF di komputer pendaftaran tidak memenuhi definisi itu.

Ada satu prinsip lama yang dipertahankan dan masih sering disalahpahami: dokumen rekam medis milik fasilitas pelayanan kesehatan, tetapi isinya milik pasien. Pasien berhak meminta isi rekam medisnya, dan klinik tetap wajib menjaga kerahasiaan isi tersebut, termasuk setelah pasien pindah berobat ke tempat lain.

Siapa saja yang terkena, dan apa taruhannya

Cakupan Pasal 3 luas: rumah sakit, puskesmas, klinik, tempat praktik mandiri dokter dan dokter gigi, apotek, laboratorium kesehatan, hingga balai. Fasilitas yang tidak menyelenggarakan RME dapat dikenai sanksi administratif berjenjang, dari teguran tertulis sampai rekomendasi pencabutan atau pencabutan status akreditasi. Bagi klinik yang melayani peserta JKN, ancaman itu konkret. Akreditasi menjadi syarat kerja sama dengan BPJS Kesehatan, dan pengelolaan rekam medis termasuk hal yang diperiksa surveior saat survei akreditasi klinik.

Rekam medis elektronik klinik: delapan kegiatan yang wajib berjalan

Pasal 13 ayat (1) merinci kegiatan penyelenggaraan RME yang paling sedikit harus ada. Delapan kegiatan ini bisa langsung Anda pakai sebagai daftar periksa untuk menilai aplikasi yang sekarang digunakan.

Kalau aplikasi Anda baru menangani pendaftaran dan kasir, enam kegiatan lainnya masih menjadi pekerjaan rumah. Rincian fungsionalnya pernah kami bahas lebih jauh dalam ulasan fitur wajib aplikasi klinik agar patuh regulasi.

Tiga persyaratan teknis yang paling sering terlewat

Keterhubungan dengan SATUSEHAT

RME tidak boleh menjadi pulau data. Permenkes 24/2022 mensyaratkan sistem elektronik memiliki kemampuan kompatibilitas dan interoperabilitas, dengan variabel dan meta data yang ditetapkan Kementerian Kesehatan. Dalam praktiknya, pertukaran data berjalan melalui platform SATUSEHAT yang memakai standar HL7 FHIR. Pastikan aplikasi Anda benar-benar sudah mengirim data ke SATUSEHAT, bukan sekadar mencantumkan logo integrasi di brosur.

Lokasi penyimpanan dan retensi 25 tahun

Data RME wajib disimpan paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien. Setelah masa itu lewat, data dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis yang tetap dipertahankan. Permenkes juga mengharuskan penyimpanan pada pusat data di wilayah Indonesia. Dua hal ini layak ditanyakan langsung ke vendor: di negara mana server Anda berada, dan apa jaminan data saya masih bisa diakses dua puluh tahun lagi?

Keamanan data dan irisan dengan UU PDP

Penyelenggaraan RME harus menjamin kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan data. Sejak UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi berlaku, data kesehatan berstatus data pribadi bersifat spesifik, kelas yang perlindungannya paling ketat. Klinik sebagai pengendali data ikut bertanggung jawab bila terjadi kebocoran. Karena itu hak akses berjenjang per peran, jejak audit, dan mekanisme pembukaan isi rekam medis atas persetujuan pasien bukan fitur pelengkap, melainkan kebutuhan hukum.

Cara memenuhinya: bangun sendiri atau gandeng penyelenggara sistem

Regulasi membuka dua jalur: fasilitas mengembangkan sistem RME sendiri, atau bekerja sama dengan penyelenggara sistem elektronik. Masing-masing ada harganya.

• Membangun sendiri memberi kendali penuh atas fitur dan data, tetapi menuntut tim TI tetap, registrasi sistem elektronik ke Kementerian Kesehatan, dan biaya pemeliharaan bertahun-tahun. Untuk klinik dengan dua sampai lima poli, hitungannya jarang masuk.
• Menggandeng vendor memindahkan beban teknis ke pihak yang memang mengerjakannya setiap hari. Syaratnya, vendor berstatus penyelenggara sistem elektronik yang terdaftar sesuai PP 71/2019 dan sistemnya teregistrasi di Kementerian Kesehatan.

Bila memilih jalur kedua, uji vendor dengan pertanyaan spesifik. Apakah integrasi SATUSEHAT sudah berjalan di klinik lain atau masih rencana? Di mana pusat datanya? Bagaimana mekanisme ekspor data bila kerja sama berakhir, mengingat kewajiban retensi 25 tahun hampir pasti lebih panjang dari umur kontrak mana pun? Dan seperti apa dukungan saat sistem terganggu di jam pelayanan?

DHealthcare, sistem informasi manajemen klinik dari DTI, menyusun modulnya mengikuti delapan kegiatan Pasal 13: pendaftaran, catatan klinis berkode ICD-10, farmasi, kasir, dan pelaporan berjalan di atas satu basis data yang sama, dirancang untuk keterhubungan SATUSEHAT dengan penyimpanan di pusat data dalam negeri. Pendekatan satu basis data itulah yang membuat berkas klaim dan laporan dinas kesehatan tidak perlu direkap ulang dari sumber yang berbeda-beda.

Kewajibannya sudah berjalan, dan surveior akreditasi sudah menanyakannya. Langkah awal yang paling masuk akal adalah audit kesenjangan sederhana: delapan kegiatan Pasal 13 di satu kolom, kondisi klinik Anda di kolom sebelahnya. Dari situ terlihat apakah yang dibutuhkan sekadar mengaktifkan modul, mengganti sistem, atau membenahi alur kerja orangnya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah praktik mandiri dokter juga wajib menyelenggarakan RME?

Ya. Pasal 3 Permenkes 24/2022 mencakup tempat praktik mandiri dokter, dokter gigi, dan tenaga kesehatan lain, bukan hanya klinik dan rumah sakit. Skala kecil tidak mengecualikan kewajiban, meskipun pilihan sistemnya bisa jauh lebih sederhana.

Bolehkah klinik tetap mencatat di kertas?

Sebagai sistem utama, tidak. Pencatatan manual hanya wajar sebagai prosedur darurat ketika sistem elektronik terganggu, dan datanya tetap harus dimasukkan ke RME setelah sistem pulih. Rekam medis kertas dari periode sebelum migrasi tetap disimpan sesuai ketentuan retensi yang berlaku.

Berapa lama data rekam medis elektronik harus disimpan?

Paling singkat 25 tahun terhitung sejak tanggal kunjungan terakhir pasien. Setelah masa itu, data dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis. Karena itu strategi penyimpanan dan kejelasan ekspor data dari vendor perlu dipikirkan sejak awal, bukan saat kontrak hampir habis.

Apakah RME klinik harus terhubung ke SATUSEHAT?

Permenkes 24/2022 mewajibkan sistem RME memiliki kemampuan interoperabilitas dengan variabel dan meta data yang ditetapkan Kemenkes, dan SATUSEHAT adalah platform pertukaran datanya. Saat memilih aplikasi, keterhubungan yang sudah terbukti berjalan jauh lebih berharga daripada janji integrasi di masa depan.