TILAKA — TANDA TANGAN ELEKTRONIK TERSERTIFIKASI
Tanda Tangan Elektronik untuk Notaris & PPAT: Sah Secara Hukum, Terverifikasi, dan Terintegrasi
Tilaka menghadirkan tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital, dirancang untuk kebutuhan notaris, PPAT, dan praktisi hukum. Setiap tanda tangan terikat pada identitas yang terverifikasi ke data kependudukan, memenuhi ketentuan UU ITE dan PP 71/2019, serta menjaga integritas dokumen secara kriptografis.
Praktik kenotariatan di Indonesia semakin bersinggungan dengan dokumen elektronik. Klien mengirim draf perjanjian melalui email, covernote diminta dalam hitungan jam oleh bank, dan korespondensi dengan instansi berjalan digital. Namun tanda tangan basah yang dipindai (scan) tidak memiliki jaminan integritas maupun kepastian identitas penanda tangan — dan justru menciptakan celah sengketa di kemudian hari.
Tanda tangan elektronik notaris yang tersertifikasi menjawab persoalan ini. UU ITE Pasal 11 menegaskan bahwa tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi persyaratan tertentu, dan PP 71/2019 Pasal 60 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi — yang dibuat menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) Indonesia yang tersertifikasi — dari yang tidak tersertifikasi. Bagi profesi yang bertumpu pada kepastian hukum, perbedaan ini bukan detail teknis, melainkan fondasi kekuatan pembuktian.
Penting dipahami secara jujur: untuk akta autentik, UU ITE Pasal 5 ayat (4) mengecualikan surat yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notaris atau akta pejabat pembuat akta, dan UU Jabatan Notaris masih mensyaratkan tata cara pembuatan akta konvensional. Namun di sekeliling akta itu terdapat ekosistem dokumen yang luas — covernote, perjanjian di bawah tangan, surat kuasa tertentu, korespondensi resmi, dokumen internal kantor — yang sah dan jauh lebih aman ditandatangani secara elektronik tersertifikasi. Di sinilah Tilaka membantu kantor notaris bekerja lebih cepat tanpa mengorbankan kepatuhan.
Risiko Nyata di Balik Dokumen Digital Tanpa Tanda Tangan Tersertifikasi
Tanda tangan hasil pindai mudah disangkal
Gambar tanda tangan yang ditempel di PDF tidak membuktikan siapa yang menandatangani dan kapan. Dalam sengketa, pihak lawan dapat dengan mudah menyangkal keasliannya.
Integritas dokumen tidak terjamin
Dokumen digital tanpa segel kriptografis dapat diubah setelah ditandatangani tanpa meninggalkan jejak. Ini bertentangan langsung dengan kebutuhan kepastian hukum profesi notaris.
Identitas penanda tangan tidak terverifikasi
Mengirim dokumen ke email klien tidak menjamin orang yang menandatangani adalah pihak yang berhak. Tanpa verifikasi identitas, syarat sah tanda tangan elektronik dalam UU ITE Pasal 11 tidak terpenuhi.
Proses bolak-balik memperlambat layanan
Menunggu klien datang ke kantor atau mengirim dokumen fisik untuk tanda tangan memperlambat covernote, perjanjian, dan administrasi — padahal bank dan klien korporasi menuntut kecepatan.
Solusi Tilaka untuk Alur Kerja Dokumen Hukum
Sertifikat elektronik dari PSrE tersertifikasi
Tanda tangan diterbitkan berbasis sertifikat elektronik dari PSrE yang diakui Kementerian Komunikasi dan Digital, memenuhi kriteria tanda tangan elektronik tersertifikasi menurut PP 71/2019 Pasal 60.
Verifikasi identitas ke data kependudukan
Penanda tangan diverifikasi melalui e-KYC dengan pencocokan data KTP dan biometrik wajah, sehingga tanda tangan terikat hanya kepada penanda tangan yang bersangkutan — sesuai persyaratan UU ITE Pasal 11.
Integritas dokumen terjaga secara kriptografis
Setiap dokumen disegel dengan fungsi hash; perubahan sekecil apa pun setelah penandatanganan dapat dideteksi. Keaslian dokumen dapat diverifikasi kapan saja.
Jejak audit yang lengkap
Waktu penandatanganan, identitas terverifikasi, dan riwayat proses terekam sebagai bukti elektronik yang mendukung pembuktian sesuai UU ITE Pasal 5 ayat (1) dan (2).
Integrasi ke alur kerja kantor
Tersedia antarmuka aplikasi untuk penandatanganan langsung maupun API untuk integrasi dengan sistem manajemen dokumen kantor notaris, PPAT, atau firma hukum — termasuk penandatanganan multi-pihak berurutan.
Tilaka telah digunakan lembaga keuangan dan korporasi di Indonesia untuk penandatanganan dokumen bervolume tinggi yang menuntut keabsahan hukum dan verifikasi identitas yang ketat.
Cara Kerja: Dari Registrasi hingga Dokumen Tertandatangani
Registrasi dan verifikasi identitas
Penanda tangan melakukan registrasi satu kali dengan KTP dan verifikasi biometrik wajah yang dicocokkan ke data kependudukan. Setelah lolos verifikasi, sertifikat elektronik diterbitkan atas nama yang bersangkutan oleh PSrE.
Unggah dan siapkan dokumen
Dokumen (covernote, perjanjian, surat kuasa, dokumen administrasi) diunggah melalui aplikasi atau dikirim otomatis dari sistem kantor Anda melalui API. Tentukan penanda tangan dan urutan penandatanganan bila melibatkan banyak pihak.
Otorisasi dan penandatanganan
Setiap penanda tangan mengotorisasi tindakannya secara personal — hanya pemilik sertifikat yang dapat membubuhkan tanda tangannya. Tanda tangan elektronik kemudian diikat ke dokumen beserta stempel waktu.
Verifikasi dan penyimpanan bukti
Dokumen final dapat diverifikasi keasliannya oleh pihak mana pun; jejak audit tersimpan sebagai bukti proses. Dokumen siap didistribusikan ke klien, bank, atau instansi terkait.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah tanda tangan elektronik sah secara hukum di Indonesia?
Ya. UU ITE Pasal 11 menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi persyaratan, antara lain data pembuatan tanda tangan hanya terkait kepada penanda tangan dan segala perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui. Tanda tangan elektronik tersertifikasi dari PSrE yang diakui pemerintah dirancang untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Apakah akta notaris bisa ditandatangani secara elektronik?
Untuk akta autentik, UU ITE Pasal 5 ayat (4) mengecualikan surat yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notaris, dan UU Jabatan Notaris masih mengatur tata cara pembuatan akta secara konvensional. Namun dokumen lain di sekitar praktik kenotariatan — covernote, perjanjian di bawah tangan, korespondensi, dokumen administrasi — sah ditandatangani secara elektronik. Kami menyarankan konsultasi untuk memetakan jenis dokumen mana yang tepat didigitalkan.
Apa bedanya tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi?
PP 71/2019 Pasal 60 membedakan keduanya: tanda tangan tersertifikasi dibuat menggunakan jasa PSrE Indonesia yang tersertifikasi dan dibuktikan dengan sertifikat elektronik, sedangkan yang tidak tersertifikasi dibuat tanpa jasa PSrE. Dalam praktik pembuktian, tanda tangan tersertifikasi memberikan jaminan identitas dan integritas yang jauh lebih kuat.
Bagaimana kekuatan pembuktiannya jika terjadi sengketa di pengadilan?
Informasi dan dokumen elektronik beserta hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah menurut UU ITE Pasal 5 ayat (1) dan (2). Tanda tangan tersertifikasi dilengkapi sertifikat elektronik, stempel waktu, dan jejak audit yang membantu membuktikan siapa yang menandatangani, kapan, dan bahwa dokumen tidak berubah sejak ditandatangani.
Bagaimana identitas penanda tangan diverifikasi?
Melalui proses e-KYC: pencocokan data KTP dan verifikasi biometrik wajah terhadap data kependudukan sebelum sertifikat elektronik diterbitkan. Data pribadi dalam proses ini diproses sesuai prinsip pelindungan data pribadi dalam UU 27/2022 (UU PDP).
Bagaimana dengan konsep cyber notary?
Penjelasan Pasal 15 ayat (3) UU Jabatan Notaris menyebut kewenangan notaris mensertifikasi transaksi yang dilakukan secara elektronik (cyber notary), namun implementasinya masih menunggu pengaturan lebih lanjut. Mengadopsi tanda tangan elektronik tersertifikasi untuk dokumen yang sudah sah didigitalkan hari ini adalah langkah kesiapan yang wajar menuju arah tersebut.
TILAKA — TANDA TANGAN ELEKTRONIK TERSERTIFIKASI
Diskusikan Digitalisasi Dokumen Kantor Notaris Anda
Tim DTI siap membantu memetakan jenis dokumen yang tepat untuk tanda tangan elektronik tersertifikasi, mendemonstrasikan alur penandatanganan Tilaka, dan merancang integrasi dengan sistem kantor Anda — dengan kepatuhan regulasi sebagai titik berangkat.
