Kewajiban Rekam Medis Elektronik dalam Permenkes 24/2022

Tenggat yang ditetapkan Pasal 45 Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 sudah lewat. Sejak 31 Desember 2023, kewajiban rekam medis elektronik (RME) berlaku untuk seluruh fasilitas pelayanan kesehatan di Indonesia, dari rumah sakit kelas A sampai praktik mandiri dokter. Kenyataan di lapangan belum serapi bunyi pasalnya. Banyak rumah sakit masih berjalan hibrida: berkas kertas tetap menumpuk di rak roll o’pack, sementara sebagian pencatatan sudah masuk ke SIMRS.

Artikel ini membedah isi kewajibannya, bukan langkah migrasinya. Untuk tahapan dan tenggat, kami sudah mengulasnya terpisah di artikel persiapan RME dan tenggat Permenkes 24/2022. Di sini fokusnya tiga hal: apa persisnya yang diminta regulasi, apa yang berubah dari rezim lama, dan konsekuensi teknisnya terhadap sistem informasi yang rumah sakit Anda pakai setiap hari.

Kewajiban rekam medis elektronik: siapa dan apa yang diatur

Pasal 3 Permenkes 24/2022 menyatakan setiap fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis elektronik. Cakupannya jauh lebih luas dari yang sering dibayangkan. Kewajiban ini menjangkau:

• rumah sakit, baik umum maupun khusus, semua kelas;
• puskesmas dan klinik, termasuk klinik pratama;
• praktik mandiri dokter, dokter gigi, dan bidan;
• apotek, laboratorium kesehatan, dan balai kesehatan.

Yang diwajibkan juga bukan sekadar “memiliki aplikasi”. Penyelenggaraan RME dalam regulasi ini merentang dari registrasi pasien, pengisian informasi klinis, pengolahan informasi, penginputan data untuk klaim pembiayaan, sampai penyimpanan dan transfer isi rekam medis ketika pasien dirujuk. Sebuah rumah sakit yang mencatat resume medis di komputer tetapi masih menulis CPPT di lembar kertas belum memenuhi rantai kegiatan itu secara utuh.

Satu hal lagi yang sering terlewat: Permenkes 24/2022 mencabut Permenkes 269/2008 yang selama empat belas tahun menjadi rujukan pengelolaan rekam medis. Sejumlah kebiasaan lama yang dibangun di atas aturan itu ikut gugur.

Yang berubah dari Permenkes 269/2008

Perbandingan berikut menunjukkan mengapa kewajiban ini bukan sekadar mengganti kertas dengan layar.

Lompatan retensi dari 5 ke 25 tahun adalah perubahan yang paling jarang dihitung dampaknya. Untuk rumah sakit tipe B dengan ratusan ribu kunjungan per tahun, menyimpan data klinis terstruktur selama seperempat abad bukan persoalan sepele. Ia menuntut arsitektur penyimpanan, strategi backup, dan rencana migrasi format yang matang, pertimbangan yang kami bahas lebih jauh dalam perbandingan SIMRS cloud vs on-premise dari sisi biaya dan regulasi.

Kepemilikan data dan irisannya dengan UU PDP

Pasal 26 Permenkes 24/2022 menegaskan pemisahan yang penting dipahami manajemen rumah sakit: dokumen rekam medis milik fasilitas pelayanan kesehatan, sedangkan isinya milik pasien. Konsekuensinya nyata. Pasien berhak memperoleh isi rekam medisnya, dan pelepasan isi itu kepada pihak ketiga, misalnya perusahaan asuransi yang memverifikasi klaim atau pemberi kerja yang meminta hasil pemeriksaan, memerlukan persetujuan pasien.

Regulasi ini tidak berdiri sendiri. UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menggolongkan data kesehatan sebagai data pribadi yang bersifat spesifik, kategori dengan standar perlindungan paling ketat. Dalam kerangka UU PDP, rumah sakit berposisi sebagai pengendali data; tanggung jawab atas kegagalan perlindungan tidak bisa dialihkan begitu saja kepada vendor SIMRS. Sementara itu PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik mengikat sisi sistemnya: kewajiban pengamanan, keandalan, dan pendaftaran penyelenggara sistem elektronik.

Tiga lapis aturan ini bertemu di satu titik praktis: rumah sakit harus bisa membuktikan siapa mengakses rekam medis siapa, kapan, dan atas dasar apa. Tanpa jejak audit yang rapi di SIMRS, pembuktian itu mustahil.

Konsekuensi teknis bagi SIMRS Anda

Kalau daftar kewajiban di atas diterjemahkan ke spesifikasi sistem, setidaknya empat kemampuan menjadi tidak bisa ditawar.

Pencatatan klinis terstruktur, bukan pindaian

Memindai lembar kertas lalu menyimpannya sebagai PDF tidak memenuhi maksud regulasi. Data yang diminta adalah data terstruktur: diagnosis dalam kode ICD-10, prosedur dalam ICD-9-CM, catatan SOAP yang tersimpan per elemen. Hanya dengan bentuk itu data bisa diolah untuk mutu layanan, dikirim untuk klaim, dan dipertukarkan antar fasilitas.

Interoperabilitas dengan SatuSehat

Permenkes 24/2022 mewajibkan RME terhubung dengan platform milik Kementerian Kesehatan. Secara teknis ini berarti kemampuan mengirim variabel data dalam format HL7 FHIR, mulai dari data kunjungan sampai diagnosis. Daftar lengkap yang perlu disiapkan sudah kami rangkum di checklist kesiapan integrasi SatuSehat untuk rumah sakit.

Hak akses berjenjang dan jejak audit

Perawat IGD, dokter penanggung jawab pelayanan, petugas casemix, dan staf farmasi membutuhkan irisan data yang berbeda. Sistem harus membatasi akses sesuai peran, mencatat setiap pembukaan dan perubahan entri, dan menjaga agar koreksi tidak menghapus catatan asli. Keabsahan dokumen elektronik sendiri telah diakui sejak UU ITE (UU 11/2008 beserta perubahannya), termasuk penggunaan tanda tangan elektronik.

Penyimpanan jangka panjang

Retensi 25 tahun menuntut lebih dari kapasitas disk. Ia menuntut format data yang tetap terbaca dua dekade mendatang, backup yang teruji dipulihkan, dan prosedur pemusnahan yang terdokumentasi setelah masa retensi berakhir.

Posisi DHealth SIMRS terhadap kewajiban ini

DHealth SIMRS dikembangkan dengan RME sebagai inti sistem, bukan modul tempelan. Pencatatan klinis di rawat jalan, rawat inap, dan IGD tersimpan terstruktur sejak awal: CPPT elektronik, peresepan yang langsung mengalir ke farmasi, hasil laboratorium dan penunjang yang menempel pada episode perawatan pasien. Kodifikasi ICD-10 terintegrasi dengan alur klaim, sehingga kegiatan “penginputan data untuk klaim” yang disebut regulasi berjalan dari data yang sama dengan catatan klinis, bukan entri ganda.

Untuk sisi kepatuhan, DHealth menyediakan pengaturan hak akses per peran, jejak audit atas pembukaan dan perubahan rekam medis, serta integrasi SatuSehat untuk pengiriman data ke platform Kementerian Kesehatan. Bagi rumah sakit yang masih menimbang arsitektur penyimpanannya, opsi penempatan sistem dapat disesuaikan dengan kebijakan retensi dan anggaran masing-masing.

Kewajiban rekam medis elektronik sudah berlaku, dan sanksi administratifnya nyata: dari teguran tertulis sampai rekomendasi penurunan atau pencabutan status akreditasi. Pertanyaannya bagi manajemen rumah sakit bukan lagi “kapan mulai”, melainkan apakah penyelenggaraan RME yang berjalan hari ini benar-benar memenuhi rantai kegiatan, retensi, dan perlindungan data yang diminta regulasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah rumah sakit masih boleh menggunakan rekam medis kertas?

Kewajiban menyelenggarakan RME berlaku sejak 31 Desember 2023 untuk seluruh fasilitas pelayanan kesehatan. Kertas masih dijumpai dalam praktik, misalnya sebagai cadangan saat sistem gangguan, tetapi penyelenggaraan utama rekam medis harus elektronik. Berkas lama hasil pelayanan sebelum migrasi tetap dikelola sesuai masa retensinya.

Berapa lama data rekam medis elektronik wajib disimpan?

Pasal 38 Permenkes 24/2022 menetapkan penyimpanan data RME paling singkat 25 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien. Ini perpanjangan besar dari ketentuan lama Permenkes 269/2008 yang hanya 5 tahun, dan berdampak langsung pada perencanaan kapasitas serta strategi backup SIMRS.

Siapa pemilik rekam medis elektronik: rumah sakit atau pasien?

Keduanya, dalam pengertian berbeda. Menurut Pasal 26 Permenkes 24/2022, dokumen rekam medis milik fasilitas pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis milik pasien. Pasien berhak memperoleh isi rekam medisnya, dan pelepasan isi kepada pihak lain memerlukan persetujuan pasien.

Apa sanksi bila fasilitas kesehatan belum menerapkan RME?

Permenkes 24/2022 mengatur sanksi administratif berupa teguran tertulis dan, untuk pelanggaran yang berlanjut, rekomendasi penurunan atau pencabutan status akreditasi. Bagi rumah sakit, taruhannya bukan hanya administratif; status akreditasi terkait langsung dengan kerja sama pembiayaan, termasuk kelanjutan kerja sama dengan BPJS Kesehatan.