RME Permenkes 24 2022: Persiapan & Tenggat Rumah Sakit

Kewajiban RME Permenkes 24 2022 mengubah rekam medis dari berkas kertas menjadi sistem elektronik yang wajib diselenggarakan oleh setiap fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk rumah sakit. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mencabut Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 dan menetapkan tenggat pelaksanaan paling lambat 31 Desember 2023. Tenggat tersebut sudah terlampaui. Artinya, rumah sakit yang penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik (RME)-nya masih parsial tidak lagi berada dalam masa persiapan, melainkan dalam kondisi ketidakpatuhan yang berjalan. Artikel ini menguraikan apa yang benar-benar diminta regulasi dan bagaimana menutup celahnya secara terstruktur.

RME Permenkes 24 2022: dasar hukum dan cakupan kewajiban

Pasal 3 Permenkes 24/2022 menyatakan setiap fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan Rekam Medis Elektronik. Cakupannya luas: tempat praktik mandiri dokter dan dokter gigi, puskesmas, klinik, rumah sakit, apotek, laboratorium kesehatan, balai, serta fasyankes lain yang ditetapkan Menteri. Tidak ada pengecualian berdasarkan kelas rumah sakit, bentuk kepemilikan, maupun volume kunjungan.

Perlu ditegaskan sejak awal: RME bukan pemindaian berkas kertas ke PDF. Regulasi mengatur penyelenggaraan RME sebagai rangkaian proses—mulai registrasi pasien, pendistribusian data, pengisian informasi klinis, pengolahan informasi, penginputan data untuk klaim pembiayaan, penyimpanan, penjaminan mutu, hingga transfer isi rekam medis antarfasyankes. Delapan kegiatan ini menjadi kerangka audit yang paling praktis untuk menilai kesiapan Anda:

• Registrasi pasien — identitas tunggal pasien, minimal terhubung dengan NIK, agar tidak terjadi duplikasi nomor rekam medis.
• Pendistribusian dan pengisian informasi klinis — dilakukan oleh tenaga medis dan tenaga kesehatan pemberi pelayanan, secara lengkap, jelas, dan tepat waktu.
• Pengolahan informasi — koding diagnosis dan tindakan, pelaporan internal, serta analisis mutu.
• Penginputan data klaim — data klinis yang sama harus dapat dipakai untuk proses klaim tanpa entri ulang. Ini titik singgung langsung dengan bridging SIMRS dengan V-Klaim dan E-Klaim INA-CBG.
• Penyimpanan, penjaminan mutu, dan transfer isi rekam medis — termasuk retensi jangka panjang dan pemenuhan permintaan resume medis pasien.

Tenggat kepatuhan dan posisi rumah sakit saat ini

Ketentuan penutup Permenkes 24/2022 memberi masa penyesuaian hingga 31 Desember 2023. Peta waktunya:

Permenkes 24/2022 mengatur pembinaan dan pengawasan berjenjang oleh Menteri, gubernur, serta bupati/wali kota, dengan kemungkinan pengenaan sanksi administratif bagi fasyankes yang tidak memenuhi ketentuan. Di luar sanksi, konsekuensi paling cepat terasa justru pada akreditasi: standar akreditasi rumah sakit pada bab Manajemen Rekam Medik dan Informasi Kesehatan menuntut bukti kelengkapan, ketepatan waktu pengisian, dan pengendalian akses—hal yang sulit dibuktikan bila dokumentasi masih tersebar antara kertas dan sistem.

Enam hal yang harus disiapkan rumah sakit

1. Sistem elektronik yang memenuhi syarat dan terdaftar

Rumah sakit dapat mengembangkan sistem sendiri atau bekerja sama dengan penyelenggara sistem elektronik. Apa pun pilihannya, sistem tersebut wajib memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan terdaftar pada Kementerian Kesehatan. Variabel dan meta data yang direkam juga harus mengacu pada pedoman variabel dan meta data penyelenggaraan RME yang diterbitkan Kementerian Kesehatan—bukan definisi field yang dibuat sendiri oleh vendor. Bila Anda menggunakan pihak ketiga, sistem itu juga tunduk pada kewajiban penyelenggara sistem elektronik berdasarkan PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.

2. Interoperabilitas dan integrasi

Permenkes 24/2022 mewajibkan penyelenggaraan RME memenuhi standar interoperabilitas dan integrasi melalui platform layanan interoperabilitas data kesehatan yang dikelola Kementerian Kesehatan, yaitu SATUSEHAT. Ini pekerjaan teknis tersendiri—pemetaan data ke resource FHIR, terminologi, dan pengujian bertahap. Rincian langkahnya kami bahas di checklist kesiapan integrasi SATUSEHAT.

3. Hak akses dan jejak audit

Regulasi membatasi siapa yang boleh membuka isi rekam medis dan untuk keperluan apa. Sistem Anda harus mampu memberikan hak akses berbasis peran, mencatat siapa mengakses data siapa dan kapan, serta menghentikan akses ketika pegawai berpindah unit atau berhenti. Otentikasi pengguna sebaiknya diperkuat dengan faktor kedua; regulasi tidak menetapkan satu teknologi tertentu sebagai kewajiban, sehingga pilihan metode—OTP, aplikasi autentikator, atau security key—merupakan keputusan berbasis risiko yang perlu Anda dokumentasikan.

4. Otentikasi isi dan keabsahan dokumen

Pengisian RME harus dapat ditelusuri ke tenaga medis atau tenaga kesehatan yang melakukannya. Untuk dokumen yang berimplikasi hukum—persetujuan tindakan kedokteran, resume medis, surat keterangan—penggunaan tanda tangan elektronik memberi nilai tambah pembuktian. UU ITE beserta perubahannya dan PP 71/2019 mengatur bahwa tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi persyaratan yang ditentukan.

5. Retensi 25 tahun dan pemusnahan yang benar

Permenkes 24/2022 mengatur penyimpanan RME paling singkat 25 tahun sejak tanggal terakhir pasien berobat. Setelah batas itu terlampaui, rekam medis dapat dimusnahkan dengan pengecualian dokumen tertentu seperti ringkasan pulang dan persetujuan tindakan kedokteran. Perencanaan kapasitas penyimpanan 25 tahun harus dibuat sejak awal, bukan menyusul.

Pemusnahan pada akhir masa retensi juga harus dilakukan dengan metode yang sesuai media. Merujuk praktik pada NIST SP 800-88, degaussing hanya efektif untuk media magnetik seperti HDD dan tape, sementara SSD memerlukan pendekatan lain seperti cryptographic erase atau penghancuran fisik. Dokumentasikan prosesnya—UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menempatkan data kesehatan sebagai data pribadi yang bersifat spesifik, sehingga kegagalan menghapus data secara benar bukan sekadar isu kebersihan arsip.

6. Migrasi, SDM, dan tata kelola

Bagian tersulit biasanya bukan teknologi, melainkan perpindahan kebiasaan. Siapkan rencana migrasi data lama, pelatihan per profesi, prosedur downtime tertulis bila sistem terganggu, serta penanggung jawab RME yang jelas. Pastikan pula fondasi sistem informasi Anda memadai—bila konsep dasarnya masih perlu diselaraskan, mulai dari pemahaman fungsi SIMRS dalam operasional rumah sakit.

Urutan pengerjaan yang realistis

Bagi rumah sakit yang tertinggal, kami menyarankan urutan berikut: lakukan gap assessment terhadap delapan kegiatan penyelenggaraan RME; benahi identitas pasien dan modul rawat jalan lebih dahulu karena volumenya terbesar; lanjutkan ke rawat inap, penunjang, dan farmasi; baru kemudian integrasi SATUSEHAT dan klaim; terakhir, kunci aspek keamanan, retensi, dan audit. Perbaikan bertahap yang tercatat rapi jauh lebih dapat dipertanggungjawabkan di hadapan pengawas dan surveior daripada rencana besar yang belum berjalan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah rumah sakit masih boleh memakai rekam medis kertas? Permenkes 24/2022 menempatkan RME sebagai bentuk penyelenggaraan rekam medis yang wajib, sehingga kertas tidak lagi dapat menjadi arsip utama. Yang lazim diterapkan adalah prosedur downtime tertulis untuk kondisi gangguan sistem, disertai kewajiban memasukkan kembali seluruh catatan ke dalam RME setelah sistem pulih.

Berapa lama RME wajib disimpan? Paling singkat 25 tahun sejak tanggal terakhir pasien berobat. Setelah periode itu, rekam medis dapat dimusnahkan dengan pengecualian dokumen tertentu seperti ringkasan pulang dan persetujuan tindakan kedokteran, yang tetap harus disimpan.

Apakah SIMRS otomatis berarti sudah memenuhi kewajiban RME? Tidak otomatis. SIMRS yang hanya kuat di sisi billing dan administrasi belum tentu memenuhi kelengkapan variabel dan meta data, standar interoperabilitas, pengaturan hak akses, serta ketentuan retensi. Penilaian sebaiknya dilakukan per kegiatan penyelenggaraan RME, bukan berdasarkan ada atau tidaknya sistem.

Apa risiko bila belum memenuhi ketentuan setelah tenggat? Rumah sakit menjadi objek pembinaan dan pengawasan oleh Kementerian Kesehatan maupun pemerintah daerah, dengan kemungkinan sanksi administratif. Dampak praktis lain muncul pada proses akreditasi, integrasi SATUSEHAT, dan efisiensi klaim yang terhambat karena data klinis belum tersedia secara elektronik.