ClaraDi banyak klinik pratama, map rekam medis kertas masih menumpuk di rak belakang meja pendaftaran, sementara dokter sudah mengetik resep di aplikasi BPJS. Kondisi setengah digital seperti ini belum memenuhi aturan. Pertanyaan apakah RME klinik itu wajib sudah dijawab tegas oleh Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis: setiap fasilitas pelayanan kesehatan, tanpa membedakan ukuran, harus menyelenggarakan rekam medis elektronik. Batas waktu penyesuaiannya 31 Desember 2023, dan tenggat itu sudah lewat.
Artikel ini membahas isi Permenkes 24/2022 dari sudut pandang pengelola klinik, bukan rumah sakit. Bebannya berbeda. Klinik biasanya tidak punya unit rekam medis tersendiri, tenaga IT-nya terbatas, dan satu orang perekam medis kadang merangkap admin pendaftaran.
RME klinik menurut Permenkes 24/2022: siapa yang wajib
Permenkes 24/2022 menggantikan Permenkes 269/2008 yang masih mengizinkan rekam medis kertas. Aturan baru ini berlaku untuk seluruh fasilitas pelayanan kesehatan: tempat praktik mandiri dokter dan dokter gigi, puskesmas, klinik pratama, klinik utama, rumah sakit, apotek, laboratorium kesehatan, hingga balai. Artinya, klinik kecantikan dengan satu dokter dan klinik pratama mitra BPJS sama-sama terkena kewajiban yang sama.
Kewajiban ini kemudian diperkuat Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan, yang mengatur bahwa tenaga medis dan tenaga kesehatan wajib membuat rekam medis dan menyelenggarakannya secara elektronik. Jadi dasar hukumnya kini ada di tingkat undang-undang, bukan hanya peraturan menteri.
Bagi klinik yang sedang memilih sistem, SIM Klinik DHealthcare dirancang mengikuti alur kegiatan rekam medis dalam Permenkes ini, dari registrasi pasien sampai pengiriman data ke SatuSehat. Untuk rumah sakit, pembahasan tenggat dan persiapannya berbeda dan sudah kami uraikan dalam artikel persiapan RME Permenkes 24/2022 untuk rumah sakit.
Isi pokok Permenkes 24/2022 yang relevan untuk klinik
Banyak pemilik klinik mengira RME cukup berarti “catatan dokter diketik di komputer”. Permenkes 24/2022 jauh lebih rinci. Aturan ini mendefinisikan penyelenggaraan rekam medis elektronik sebagai rangkaian kegiatan yang saling terkait.
Kegiatan penyelenggaraan RME
- Registrasi pasien, termasuk pemberian nomor rekam medis yang unik dan tidak dipakai ulang.
- Pendistribusian data rekam medis ke unit pelayanan yang membutuhkan, misalnya dari poli umum ke laboratorium atau farmasi.
- Pengisian informasi klinis oleh dokter dan tenaga kesehatan: anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, tindakan, dan terapi.
- Pengolahan informasi, seperti pengodean diagnosis ICD-10 dan tindakan ICD-9-CM serta pelaporan.
- Penginputan data untuk klaim pembiayaan, yang bagi klinik mitra BPJS terkait dengan aplikasi P-Care.
- Penyimpanan rekam medis elektronik.
- Penjaminan mutu, yaitu audit kelengkapan dan ketepatan pengisian.
- Transfer isi rekam medis, misalnya saat pasien dirujuk ke rumah sakit.
Setiap kegiatan ini harus bisa ditelusuri di sistem. Klinik yang hanya mendigitalkan catatan dokter, tetapi pendaftaran dan farmasi masih memakai buku, belum menjalankan seluruh siklus.
Kerahasiaan, keamanan, dan masa simpan
Permenkes 24/2022 mensyaratkan RME menjamin keamanan dan perlindungan data: kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan. Dalam praktik, ini berarti hak akses per peran (perawat tidak perlu melihat tagihan, kasir tidak perlu melihat catatan psikiatri), log siapa membuka dan mengubah data, serta cadangan data yang benar-benar bisa dipulihkan.
Masa simpan rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien. Angka ini sering terlewat saat klinik memilih vendor. Pastikan kontrak menjelaskan apa yang terjadi pada data jika langganan berhenti, dan dalam format apa data bisa diambil kembali.
Data kesehatan juga termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Konsekuensinya, kebocoran rekam medis tidak hanya menjadi soal etika profesi, tetapi juga persoalan kepatuhan pelindungan data.
Interoperabilitas dengan SatuSehat
Sistem RME yang dipakai fasilitas pelayanan kesehatan wajib terhubung dengan platform layanan interoperabilitas milik Kementerian Kesehatan, yang kini dikenal sebagai SatuSehat. Pertukaran datanya memakai standar HL7 FHIR. Daftar teknis yang perlu disiapkan, dari registrasi organisasi sampai pemetaan kode lokasi, dapat Anda lihat di checklist kesiapan integrasi SatuSehat; sebagian besar butirnya juga berlaku untuk klinik.
Kewajiban dan bentuk pemenuhannya di klinik
| Ketentuan | Bentuk pemenuhan di klinik | Bukti yang biasa diminta |
|---|---|---|
| Penyelenggaraan secara elektronik | Seluruh alur pelayanan tercatat di sistem, bukan hanya poli | Demo alur pasien dari pendaftaran ke kasir |
| Kerahasiaan dan hak akses | Akun per pengguna, tanpa akun bersama “admin” untuk semua staf | Daftar pengguna dan matriks hak akses |
| Integritas data | Koreksi tercatat sebagai revisi, catatan lama tidak terhapus | Audit trail pada satu rekam medis |
| Masa simpan minimal 25 tahun | Kebijakan retensi dan cadangan terjadwal | Dokumen kebijakan, hasil uji pemulihan |
| Interoperabilitas SatuSehat | Pengiriman data kunjungan, diagnosis, dan resep via FHIR | Status koneksi di dasbor SatuSehat |
| Alih media rekam medis lama | Pemindaian berkas kertas yang masih dalam masa simpan | Berita acara alih media |
Cara memenuhi kewajiban RME secara bertahap
1. Petakan alur pelayanan yang sebenarnya
Mulailah dari pengamatan, bukan dari brosur vendor. Ikuti satu pasien dari datang sampai pulang: di mana datanya dicatat, siapa yang menyalin ulang, dan di titik mana kertas masih dipakai. Pada klinik dengan layanan laboratorium sederhana, hasil lab sering ditulis tangan lalu difoto. Titik seperti ini harus masuk rencana.
2. Pilih model penempatan sistem
Permenkes 24/2022 memungkinkan fasilitas pelayanan kesehatan bekerja sama dengan penyelenggara sistem elektronik. Klinik dengan satu lokasi umumnya lebih realistis memakai layanan berbasis cloud daripada membeli server sendiri. Pertimbangan biaya dan keamanannya kami bahas di perbandingan SIMRS cloud dan on-premise. Apa pun pilihannya, pastikan penyedia terdaftar sebagai penyelenggara sistem elektronik sesuai PP 71/2019.
3. Susun kebijakan internal yang singkat tetapi nyata
Klinik tidak butuh buku pedoman setebal 80 halaman. Yang dibutuhkan: siapa penanggung jawab rekam medis, siapa boleh mengakses apa, prosedur saat listrik atau internet putus, dan cara melayani permintaan salinan resume dari pasien. Dokumen ini juga akan diminta saat akreditasi klinik.
4. Migrasi dan alih media data lama
Rekam medis kertas yang masih dalam masa simpan tidak boleh dimusnahkan begitu saja. Pindai berkas pasien aktif lebih dulu, misalnya pasien kontrol rutin hipertensi dan diabetes, lalu kerjakan sisanya bertahap dengan berita acara.
5. Latih staf per peran, lalu audit kelengkapan
Pelatihan umum satu hari jarang efektif. Latih perawat triase, dokter, apoteker, dan kasir sesuai layar yang benar-benar mereka pakai. Setelah satu bulan berjalan, ambil sampel 30 rekam medis dan periksa kelengkapan diagnosis, kode ICD-10, dan tanda tangan elektronik pemberi layanan.
Kesalahan yang sering ditemui
Kesalahan paling umum adalah menganggap file PDF hasil pindaian sebagai RME. Pemindaian hanya sah untuk alih media data lama; pelayanan baru harus dicatat langsung di sistem. Kesalahan kedua: satu akun dipakai bersama oleh beberapa staf, sehingga audit trail kehilangan maknanya. Ketiga, klinik baru memikirkan SatuSehat setelah sistem berjalan, padahal pemetaan data paling murah dilakukan sejak awal.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah klinik kecil dengan satu dokter juga wajib RME?
Ya. Permenkes 24/2022 berlaku untuk seluruh fasilitas pelayanan kesehatan, termasuk praktik mandiri dokter dan klinik pratama. Tidak ada pengecualian berdasarkan jumlah dokter atau kunjungan.
Apa sanksi jika klinik belum menerapkan RME?
Permenkes 24/2022 mengatur sanksi administratif berupa teguran tertulis hingga rekomendasi penurunan atau pencabutan status akreditasi. Dampak praktisnya juga terasa saat perpanjangan izin dan kerja sama dengan BPJS Kesehatan.
Apakah aplikasi P-Care BPJS sudah dianggap sebagai RME?
Tidak. P-Care adalah aplikasi pelayanan dan klaim BPJS untuk FKTP, bukan sistem rekam medis klinik. Klinik tetap memerlukan RME sendiri yang mencakup seluruh pasien, termasuk pasien umum dan asuransi swasta.
Berapa lama data RME klinik harus disimpan?
Paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien. Setelah itu data dapat dimusnahkan sesuai prosedur, kecuali yang masih diperlukan untuk kepentingan tertentu.
Pelajari SIM Klinik DHealthcare.
Add comment