Keabsahan Hukum Tanda Tangan Elektronik: UU ITE & PP 71

Pertanyaan soal keabsahan hukum tanda tangan elektronik muncul hampir di setiap proyek digitalisasi dokumen: perjanjian kredit, polis asuransi, kontrak pengadaan, sampai persetujuan tindakan medis. Kekhawatirannya selalu sama. Apakah dokumen yang ditandatangani tanpa tinta basah akan bertahan ketika dipersoalkan di pengadilan atau diperiksa auditor? Di tingkat regulasi, jawabannya sebenarnya sudah lama tegas; Indonesia mengakui tanda tangan elektronik (TTE) sejak 2008. Hanya saja, pengakuan itu bersyarat. Artikel ini menguraikan dasar hukumnya, mulai dari syarat sah menurut Pasal 11 UU ITE, kekuatan pembuktiannya, sampai beda praktis antara TTE tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.

Dasar hukum: UU ITE dan PP 71/2019

Fondasinya adalah Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, yang telah diubah dengan UU No. 19 Tahun 2016 dan UU No. 1 Tahun 2024. Pasal 5 ayat (1) menyatakan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah; ayat (2) menempatkannya sebagai perluasan dari alat bukti yang diakui hukum acara yang berlaku di Indonesia. Ada satu syarat penting di ayat (3): dokumen elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan sistem elektronik sesuai ketentuan undang-undang tersebut. Baru kemudian Pasal 11 mengatur secara khusus kapan sebuah tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.

Aturan pelaksanaannya adalah Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, pengganti PP No. 82 Tahun 2012. Di PP inilah tanda tangan elektronik dibagi menjadi dua kategori, tersertifikasi dan tidak tersertifikasi, sekaligus ditetapkan peran Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia yang berinduk pada root CA milik kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang komunikasi dan informatika. Penjelasan lebih rinci mengenai lembaga ini dapat Anda baca pada ulasan kami tentang PSrE: pengertian, penyelenggara, dan mengapa penting.

Enam syarat sah menurut Pasal 11 UU ITE

Pasal 11 ayat (1) UU ITE menetapkan bahwa tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan berikut:

• Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan.
• Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan hanya berada dalam kuasa penanda tangan.
• Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
• Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
• Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya.
• Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik terkait.

Perhatikan: tidak satu pun syarat itu berbicara soal tampilan visual coretan tanda tangan. Yang dinilai hukum adalah kendali eksklusif atas data pembuatan tanda tangan, kemampuan mendeteksi perubahan, identifikasi penanda tangan, dan bukti persetujuan. Di sinilah gambar hasil pindai tanda tangan basah yang ditempel ke berkas PDF umumnya gugur. Gambar semacam itu bisa disalin siapa saja, tidak terikat pada satu orang, dan tidak meninggalkan jejak apa pun bila dokumen diubah setelah ditandatangani.

Kekuatan pembuktian di hadapan hakim dan auditor

Pengakuan sebagai alat bukti adalah satu hal; bobot pembuktian adalah hal lain. Dokumen elektronik masuk sebagai perluasan alat bukti, sehingga hakim tetap menilai nilai pembuktiannya secara kasuistis. Di sinilah kualitas teknis penandatanganan menentukan. Bila TTE dibuat dengan sertifikat elektronik yang menautkan kunci privat ke identitas terverifikasi, dan setiap perubahan pada dokumen membatalkan validasi tanda tangan, pihak yang menyangkal harus menjelaskan bagaimana mekanisme itu bisa dijebol. Sebaliknya, penandatanganan yang cuma berupa centang persetujuan tanpa jejak identitas dan integritas justru membebani pihak yang mengandalkan dokumen tersebut untuk meyakinkan hakim.

Prinsip yang sama berlaku dalam audit. Auditor internal maupun pengawas sektoral menanyakan hal-hal konkret: siapa yang menandatangani, bagaimana identitasnya diverifikasi, kapan tepatnya penandatanganan terjadi, dan apakah isi dokumen masih identik dengan saat ditandatangani. Sistem yang menyimpan riwayat audit dan menghasilkan laporan validasi menjawab semua itu dalam hitungan menit. Gambaran umum pengakuan hukumnya telah kami bahas pada artikel keabsahan tanda tangan elektronik di Indonesia.

Dokumen yang dikecualikan

UU ITE tidak menjangkau seluruh jenis dokumen. Pasal 5 ayat (4) mengecualikan surat yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk tertulis, serta surat beserta dokumennya yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta. Untuk transaksi yang menuntut akta otentik, misalnya peralihan hak atas tanah, periksa dulu ketentuan sektoralnya sebelum memutuskan alur digital. Satu lagi yang sering terlewat: kewajiban bea meterai tidak hilang hanya karena dokumen berbentuk elektronik. UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai mengakui meterai elektronik sebagai salah satu bentuk pemenuhannya.

Beda TTE tersertifikasi dan tidak tersertifikasi

PP 71/2019 menyebut bahwa tanda tangan elektronik meliputi TTE tersertifikasi dan TTE tidak tersertifikasi. TTE tersertifikasi harus memenuhi tiga hal sekaligus: syarat keabsahan sebagaimana dimaksud Pasal 11 ayat (1) UU ITE, penggunaan sertifikat elektronik yang dibuat oleh jasa PSrE Indonesia, dan pembuatannya dengan perangkat pembuatan tanda tangan elektronik tersertifikasi. TTE tidak tersertifikasi dibuat tanpa menggunakan jasa PSrE Indonesia. Keduanya diakui hukum. Konsekuensi praktisnya yang berbeda.

Dengan kata lain, TTE tidak tersertifikasi bukan tanda tangan ilegal. Ia tetap bisa sah sepanjang enam syarat Pasal 11 terpenuhi. Yang membedakan adalah siapa yang memikul beban membuktikan keandalan sistem ketika terjadi sengketa. Layanan PSrE Indonesia yang terdaftar, seperti Tilaka, memindahkan sebagian beban itu ke rantai kepercayaan yang sudah diakui secara nasional.

Kaitan dengan regulasi sektoral

Sektor teregulasi menambah lapisan kewajiban di atas UU ITE. Di perbankan, POJK No. 11/POJK.03/2022 tentang Penyelenggaraan Teknologi Informasi oleh Bank Umum menuntut penerapan manajemen risiko teknologi informasi serta kontrol autentikasi dan pengamanan data yang memadai dan dapat diaudit. Ketentuan ini tidak menunjuk merek atau metode tertentu; bank sendirilah yang harus membuktikan kecukupan kontrolnya. Di sektor kesehatan, Permenkes No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mewajibkan penyelenggaraan rekam medis elektronik, sementara pembubuhan tanda tangan elektronik pada dokumen tersebut mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang informasi dan transaksi elektronik.

Jangan lupakan pula UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, karena proses verifikasi identitas menyentuhnya langsung. Data biometrik termasuk kategori data pribadi yang bersifat spesifik. Pengumpulan dan pemrosesannya memerlukan dasar pemrosesan yang sah, pembatasan tujuan, serta pengamanan yang setara dengan tingkat risikonya.

Memastikan keabsahan hukum tanda tangan elektronik di organisasi Anda

Sebelum menetapkan alur penandatanganan digital, telusuri hal-hal berikut secara berurutan:

• Petakan jenis dokumen dan periksa apakah ada yang termasuk pengecualian Pasal 5 ayat (4) UU ITE atau menuntut akta otentik.
• Pastikan metode penandatanganan memenuhi keenam syarat Pasal 11 ayat (1), khususnya kendali eksklusif penanda tangan atas data pembuatan tanda tangan.
• Tentukan tingkat jaminan yang sepadan dengan nilai dan risiko dokumen, lalu putuskan perlu tidaknya TTE tersertifikasi.
• Verifikasi status PSrE yang Anda gunakan: terdaftar dan berinduk pada root CA nasional.
• Simpan jejak audit, bukti verifikasi identitas, dan laporan validasi tanda tangan sebagai bagian dari retensi dokumen.
• Selaraskan pemrosesan data identitas dengan UU PDP, dan penuhi kewajiban bea meterai bila dokumen termasuk objek bea meterai.

Keabsahan bukan sesuatu yang melekat otomatis pada perangkat lunak yang Anda beli. Ia dibangun dari metode teknis yang benar dan tata kelola yang terdokumentasi, lalu diuji terhadap ketentuan sektoral yang mengikat organisasi Anda.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah? Pasal 11 ayat (1) UU ITE menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi enam persyaratan yang ditetapkan. Dalam praktiknya, yang membedakan bukan bentuknya, melainkan seberapa kuat bukti identitas dan integritas dokumen dapat ditunjukkan bila terjadi sengketa.

Apakah TTE tidak tersertifikasi otomatis tidak sah? Tidak. PP 71/2019 mengakui keberadaan TTE tidak tersertifikasi, dan ia tetap bisa sah bila memenuhi syarat Pasal 11 ayat (1) UU ITE. Namun karena tidak menggunakan sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia, organisasi Anda sendirilah yang harus membuktikan keandalan sistemnya ketika dipersoalkan.

Dokumen apa saja yang tidak dapat ditandatangani secara elektronik? Pasal 5 ayat (4) UU ITE mengecualikan surat yang menurut undang-undang harus berbentuk tertulis, serta surat beserta dokumennya yang menurut undang-undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta oleh pejabat pembuat akta. Untuk kategori ini, periksa ketentuan sektoral terkait sebelum mendigitalkan prosesnya.

Apakah dokumen elektronik tetap memerlukan meterai? Kewajiban bea meterai ditentukan oleh jenis dokumennya, bukan medianya. UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai mengakui meterai elektronik, sehingga dokumen elektronik yang termasuk objek bea meterai dapat dipenuhi kewajibannya melalui e-Meterai sesuai ketentuan yang berlaku.