Sanksi UU PDP: Denda 2% dan Cara Membuktikan Pemusnahan Data

Denda administratif paling tinggi 2% dari pendapatan tahunan adalah angka yang paling sering dikutip saat orang membicarakan sanksi UU PDP. Pertanyaan berikutnya lebih jarang dibahas. Bila lembaga pengawas meminta bukti bahwa data pribadi nasabah atau pasien sudah dimusnahkan, apa yang bisa Anda serahkan? Tangkapan layar perintah delete tidak cukup. Tumpukan hard disk bekas yang “sudah diformat” di gudang TI juga tidak.

Tulisan ini tidak mengulang daftar kewajiban pemusnahan. Yang dibahas adalah sisi pembuktiannya: dari mana sanksi itu berasal, dokumen apa saja yang membuat destruksi data dapat dipertanggungjawabkan, dan metode yang masuk akal untuk setiap jenis media.

Dari mana angka 2% dalam sanksi UU PDP berasal

Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur pemusnahan dalam Pasal 44. Pengendali data wajib memusnahkan data pribadi antara lain bila masa retensinya habis dan berketerangan dimusnahkan menurut jadwal retensi arsip, bila subjek data memintanya, atau bila data itu diperoleh secara melawan hukum. Pasal 45 menambahkan kewajiban memberi tahu subjek data tentang penghapusan dan pemusnahan tersebut. Rincian setiap kondisinya sudah kami uraikan dalam ulasan kewajiban pemusnahan data pribadi menurut UU PDP.

Pelanggaran atas pasal-pasal tersebut masuk ke rezim sanksi administratif Pasal 57. Bentuk sanksinya adalah peringatan tertulis, penghentian sementara kegiatan pemrosesan, penghapusan atau pemusnahan data pribadi, dan denda administratif. Pasal 57 ayat (3) membatasi denda paling tinggi 2% dari pendapatan atau penerimaan tahunan terhadap variabel pelanggaran. Frasa terakhir itu perlu diperhatikan. Dasar perhitungannya dikaitkan dengan variabel pelanggaran, tidak otomatis dengan seluruh omzet grup.

Pasal 57 ayat (5) menyerahkan tata cara pengenaan sanksi kepada peraturan pemerintah. Dengan terbitnya aturan pelaksana UU PDP dan mulai bekerjanya lembaga pengawas, pemeriksaan tidak lagi hipotetis. Di hadapan pemeriksa, pernyataan “datanya sudah kami hapus” hanya sekuat dokumen yang mendukungnya.

Beban pembuktian ada di pihak pengendali data

Pasal 47 UU PDP mewajibkan pengendali data bertanggung jawab atas pemrosesan data pribadi dan menunjukkan pertanggungjawabannya. Pemusnahan termasuk pemrosesan. Jadi, bila muncul keluhan subjek data atau kebocoran yang ternyata berasal dari perangkat bekas, Andalah yang harus membuktikan bahwa pemusnahan sudah dilakukan dengan benar.

Skenario yang biasa terjadi jarang dramatis. Laptop sewaan dikembalikan ke vendor setelah kontrak tiga tahun berakhir. Hard disk dari mesin ATM yang diganti tersimpan di gudang cabang tanpa catatan. Server arsip PACS dimigrasikan ke storage baru, lalu disk lamanya dilelang sebagai barang bekas. Dalam ketiga kasus itu, format ulang biasa masih menyisakan data yang bisa dipulihkan dengan perangkat lunak forensik yang tersedia bebas.

Karena itu, pemusnahan yang sah perlu dirancang sejak awal sebagai proses yang meninggalkan jejak. Inilah yang membedakan layanan data sanitization untuk perangkat dan media penyimpanan dari sekadar penghapusan: setiap langkahnya menghasilkan dokumen yang bisa diaudit.

Tiga lapis bukti pemusnahan data yang dapat dipertanggungjawabkan

Berita acara pemusnahan

Berita acara sudah lama dikenal dalam penyusutan arsip menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan logika yang sama berlaku untuk data elektronik. Berita acara yang baik memuat dasar pemusnahan (nomor jadwal retensi arsip atau nomor tiket permintaan subjek data), tanggal dan lokasi, daftar aset beserta nomor seri, metode yang dipakai, dan nama pelaksana. Berita acara itu juga ditandatangani saksi dari unit pemilik data dan dari fungsi kepatuhan. Jadikan daftar aset bagian yang tak terpisahkan dari berita acara. Kalau disimpan sebagai berkas tersendiri, daftar itu mudah tercecer.

Sertifikat pemusnahan per aset

Berita acara mencatat kejadiannya, sedangkan sertifikat membuktikan hasilnya untuk setiap media. Sertifikat yang layak dapat ditelusuri ke satu nomor seri dan mencantumkan standar rujukan, metode, hasil verifikasi, serta operatornya. Elemen-elemen ini kami bedah lebih rinci dalam anatomi sertifikat pemusnahan data. Sertifikat tanpa nomor seri, atau yang hanya menulis “50 unit HDD”, nyaris tidak berguna ketika pemeriksa menanyakan satu perangkat tertentu.

Chain-of-custody dan verifikasi

Celah paling sering justru muncul di antara gudang dan mesin penghancur. Catat serah terima setiap kali media berpindah tangan, gunakan kontainer bersegel bernomor, dan dokumentasikan prosesnya dengan foto atau video bertanggal. Untuk metode overwrite atau perintah sanitize, simpan log keluaran perangkat lunaknya, lalu minta orang yang bukan pelaksana memverifikasi sampelnya. Pemisahan tugas ini sederhana, tetapi membuat bukti Anda jauh lebih sulit dibantah.

Metode pemusnahan data pribadi per jenis media

UU PDP tidak menetapkan metode teknis tertentu. Rujukan yang paling luas dipakai adalah NIST SP 800-88, yang membagi sanitasi media ke dalam tiga tingkat: Clear, Purge, dan Destroy. Standar Amerika Serikat ini tidak diwajibkan oleh regulasi Indonesia. Meski begitu, standar ini memberi tim TI, auditor, dan vendor istilah yang sama. Pilihan metodenya bergantung pada jenis media, seperti yang dibandingkan dalam panduan degaussing, penghancuran fisik, dan crypto-erase.

Satu kekeliruan yang masih sering ditemukan adalah men-degauss SSD. SSD menyimpan data di sel flash, bukan dalam domain magnetik, sehingga degausser tidak menghapus isinya. Jika SSD sudah tidak merespons perintah firmware, pilihan yang tersisa adalah penghancuran fisik sampai partikel kecil.

Menyiapkan berkas bukti sebelum pemeriksaan

Jika Anda baru mulai merapikan prosesnya, urutan berikut biasanya paling efisien:

• Petakan semua media yang menyimpan data pribadi, termasuk yang sering terlewat: printer multifungsi dengan hard disk internal, DVR CCTV, HDD mesin ATM, dan tape backup.
• Kaitkan setiap pemusnahan dengan dasar yang jelas, yaitu jadwal retensi arsip atau permintaan subjek data sesuai Pasal 44.
• Tuliskan metode untuk setiap jenis media di dalam SOP. Keputusan metode sebaiknya tidak diambil di hari pelaksanaan.
• Pisahkan peran pelaksana dan verifikator, lalu libatkan fungsi kepatuhan sebagai saksi.
• Catat pemberitahuan ke subjek data bila pemusnahan dilakukan atas permintaannya, sesuai Pasal 45.
• Bila memakai pihak ketiga, masukkan hak audit, format sertifikat, dan standar chain-of-custody ke dalam kontrak.
• Tetapkan masa simpan bukti pemusnahan dalam kebijakan retensi tertulis.

Sektor yang memiliki aturan sendiri perlu menyelaraskan keduanya. Bank juga tunduk pada POJK 11/POJK.03/2022 tentang penyelenggaraan teknologi informasi oleh bank umum, sedangkan rumah sakit terikat ketentuan retensi dan pemusnahan rekam medis dalam Permenkes 24/2022. Idealnya, satu berita acara menjawab kedua rezim sekaligus sehingga tidak ada dua versi dokumen untuk satu kejadian.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah denda 2% dihitung dari seluruh pendapatan perusahaan?

Pasal 57 ayat (3) UU PDP menetapkan denda paling tinggi 2% dari pendapatan atau penerimaan tahunan terhadap variabel pelanggaran. Angka itu adalah batas atas, bukan tarif tetap. Tata cara pengenaannya diatur dalam aturan pelaksana dan diterapkan oleh lembaga pengawas.

Apakah memformat ulang hard disk sudah termasuk pemusnahan?

Tidak. Quick format hanya menghapus struktur alokasi, sementara isinya masih dapat dipulihkan. Untuk HDD, gunakan overwrite terverifikasi, degaussing, atau penghancuran. Untuk SSD, gunakan perintah sanitize dari firmware atau crypto-erase.

Apakah sertifikat dari vendor sudah cukup sebagai bukti?

Sertifikat perlu didukung berita acara internal dan catatan chain-of-custody. Walaupun pemusnahan dikerjakan pihak ketiga, pengendali data tetap bertanggung jawab. Karena itu, pastikan kontrak dengan vendor mengatur hak audit dan format bukti yang Anda butuhkan.

Berapa lama bukti pemusnahan perlu disimpan?

UU PDP tidak menyebut jangka waktu khusus untuk bukti pemusnahan. Praktik yang wajar adalah menetapkan masa simpannya dalam kebijakan retensi organisasi, cukup panjang untuk menghadapi pemeriksaan, audit, atau sengketa dengan subjek data.