Fungsi SIMRS: Apa Itu, Peran Operasional & Cara Menilainya

Seorang pasien BPJS mendaftar di poli penyakit dalam pukul 08.10. Sampai ia pulang membawa obat, datanya sudah melewati loket pendaftaran, verifikasi kepesertaan, perawat, dokter, laboratorium, apotek, kasir, lalu unit casemix yang menyiapkan klaim. Di rumah sakit yang masih mengandalkan map kertas dan beberapa aplikasi terpisah, setiap perpindahan itu berarti data diketik ulang, dan setiap ketik ulang membuka peluang salah. Di titik inilah fungsi SIMRS paling terasa: bukan sebagai aplikasi di meja pendaftaran, melainkan sebagai jalur tunggal yang dilewati data pasien dari loket sampai berkas klaim.

Artikel ini tidak mengulang definisi dasar. Fokusnya adalah apa yang sebenarnya dikerjakan SIMRS di setiap unit, regulasi apa yang bergantung padanya, dan bagaimana Anda bisa menilai apakah SIMRS di rumah sakit Anda sudah benar-benar bekerja atau sekadar terpasang.

Apa itu SIMRS, dalam satu paragraf

Permenkes 82 Tahun 2013 mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit sebagai sistem teknologi informasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur pelayanan rumah sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan, dan prosedur administrasi. Kata kuncinya adalah mengintegrasikan. Aplikasi kasir yang berdiri sendiri, ditambah aplikasi farmasi dari vendor lain, belum memenuhi pengertian itu. Bila Anda membutuhkan uraian pengertian dan manfaat yang lebih dasar, kami sudah membahasnya di artikel pengertian, fungsi, dan manfaat SIMRS. Dalam praktik, platform seperti DHealth SIMRS untuk rumah sakit dibangun dengan satu nomor rekam medis sebagai poros, sehingga setiap unit membaca dan menulis ke catatan pasien yang sama.

Fungsi SIMRS di sepanjang alur pasien

Cara paling jujur menilai SIMRS adalah mengikuti satu pasien dari datang sampai pulang, lalu melihat di mana data berpindah tangan.

Pendaftaran dan antrean

Di loket, SIMRS mencocokkan identitas pasien dengan NIK dan nomor rekam medis lama agar tidak terbentuk rekam medis ganda, masalah klasik yang membuat riwayat alergi seorang pasien tercecer di dua berkas. Untuk pasien JKN, sistem yang terhubung ke V-Claim menerbitkan Surat Eligibilitas Peserta (SEP) langsung dari layar pendaftaran, tanpa petugas berpindah ke portal lain. Antrean poli yang terhubung ke jadwal praktik dokter juga mengurangi penumpukan pasien di ruang tunggu pada jam sibuk.

Pelayanan klinis dan rekam medis elektronik

Di ruang periksa, dokter menulis anamnesis, diagnosis berkode ICD-10, tindakan berkode ICD-9-CM, dan resep elektronik ke dalam catatan yang sama. Perawat rawat inap mencatat tanda vital dan asuhan keperawatan di sana pula. Nilai praktisnya sederhana: dokter jaga IGD pukul dua pagi dapat membaca hasil laboratorium dan obat terakhir pasien tanpa menelepon ruangan.

Penunjang: laboratorium, radiologi, dan farmasi

Order laboratorium dari dokter masuk ke Laboratory Information System, dan hasilnya kembali ke rekam medis tanpa disalin manual. Untuk radiologi, SIMRS mengirim order ke modalitas dan menautkan hasil ekspertise dengan citra DICOM yang tersimpan di arsip PACS. Di farmasi, e-resep dicocokkan dengan formularium dan stok; pengeluaran obat dengan prinsip FEFO (first expired, first out) membantu menekan obat kedaluwarsa yang selama ini sering baru ketahuan saat stock opname.

Kasir, casemix, dan klaim

Setiap tindakan, obat, dan pemeriksaan yang tercatat otomatis menjadi komponen tagihan. Untuk pasien umum, ini mencegah tindakan yang lupa ditagih. Untuk pasien JKN, data diagnosis dan prosedur diteruskan ke E-Klaim untuk pengelompokan INA-CBG. Detail teknis integrasinya kami uraikan di artikel bridging SIMRS dengan V-Klaim, E-Klaim, dan INA-CBG. Pengalaman di lapangan menunjukkan klaim pending paling sering berasal dari ketidaksesuaian kode diagnosis dan resume medis, bukan dari tarif.

Fungsi yang sering terlupa: data untuk manajemen

Banyak rumah sakit membeli SIMRS untuk loket dan kasir, lalu baru menyadari bahwa fungsi paling berharga ada di belakang layar. Begitu seluruh transaksi tercatat di satu basis data, direksi bisa melihat angka yang dulu dikumpulkan manual tiap akhir bulan.

Selisih tarif INA-CBG terhadap biaya riil per kasus, misalnya, hanya bisa dihitung bila biaya obat, tindakan, dan lama rawat tercatat lengkap per episode. Tanpa itu, rumah sakit tidak tahu kelompok kasus mana yang diam-diam merugi.

Regulasi yang bergantung pada SIMRS

SIMRS bukan lagi sekadar pilihan efisiensi. Beberapa kewajiban hukum praktis mustahil dipenuhi tanpanya.

• Permenkes 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mewajibkan fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan rekam medis elektronik dan menghubungkannya ke platform SATUSEHAT. Permenkes yang sama mengatur penyimpanan rekam medis elektronik paling singkat 25 tahun sejak kunjungan terakhir pasien. Langkah persiapannya kami bahas di artikel persiapan RME sesuai Permenkes 24/2022.
• UU 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menggolongkan data dan informasi kesehatan sebagai data pribadi yang bersifat spesifik. Konsekuensinya, SIMRS perlu mendukung pembatasan hak akses per peran, pencatatan siapa membuka rekam medis siapa (audit trail), dan prosedur bila terjadi kebocoran.
• UU 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan menegaskan kewajiban menjaga rahasia kesehatan pasien dan mendorong integrasi sistem informasi kesehatan secara nasional. Aturan pelaksananya terus diperbarui, sehingga vendor SIMRS perlu mengikuti perubahan teknis dari Kemenkes, bukan hanya rumah sakit.
• UU ITE dan PP 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik relevan saat rumah sakit memakai tanda tangan elektronik pada resume medis atau persetujuan tindakan, agar dokumen elektronik tersebut punya kekuatan pembuktian.

Perlu dicatat, regulasi di atas mengatur hasil yang harus dicapai, misalnya rekam medis yang utuh, rahasia, dan dapat diakses. Regulasi tersebut tidak mewajibkan arsitektur tertentu, termasuk pilihan cloud atau on-premise.

Cara menilai apakah SIMRS Anda benar-benar berfungsi

SIMRS yang terpasang belum tentu bekerja. Beberapa pertanyaan berikut cukup untuk audit awal yang bisa Anda lakukan dalam satu minggu:

• Berapa kali data identitas pasien diketik ulang dari loket sampai klaim? Idealnya satu kali.
• Apakah hasil laboratorium muncul di rekam medis secara otomatis, atau masih difoto dan diunggah?
• Berapa persen klaim JKN bulan lalu yang berstatus pending atau dikembalikan verifikator, dan apa penyebab terbanyaknya?
• Apakah laporan RL bulanan dihasilkan dari sistem, atau masih direkap dengan spreadsheet?
• Apakah resource FHIR seperti Encounter dan Condition sudah terkirim ke SATUSEHAT untuk setiap kunjungan? Daftar periksanya ada di artikel kesiapan integrasi SATUSEHAT.
• Bisakah Anda menunjukkan log siapa saja yang membuka rekam medis pasien tertentu dalam tiga bulan terakhir?

Bila sebagian besar jawabannya masih manual, masalahnya biasanya bukan pada satu modul, melainkan pada integrasi antarmodul yang tidak pernah dituntaskan. Gambaran lengkap modul yang perlu ada, dari pendaftaran sampai SATUSEHAT, tersedia di panduan lengkap SIMRS rumah sakit.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah rumah sakit wajib memiliki SIMRS?

Kewajiban menyelenggarakan SIMRS sudah ada sejak Permenkes 82/2013. Saat ini dorongannya makin kuat karena Permenkes 24/2022 mewajibkan rekam medis elektronik yang terhubung ke SATUSEHAT, dan kewajiban itu praktis tidak bisa dipenuhi tanpa sistem informasi terintegrasi.

Apa beda SIMRS dengan rekam medis elektronik?

Rekam medis elektronik adalah catatan klinis pasien. SIMRS lebih luas: mencakup RME, ditambah pendaftaran, penunjang, farmasi, keuangan, klaim, dan pelaporan manajemen. RME menjadi salah satu bagian di dalam SIMRS.

Berapa lama implementasi SIMRS di rumah sakit?

Bergantung pada jumlah modul, kelas rumah sakit, dan kesiapan data lama. Rumah sakit tipe C umumnya membutuhkan beberapa bulan sampai seluruh unit berjalan, dan waktu terbanyak biasanya habis untuk migrasi data pasien serta pelatihan petugas, bukan instalasi.

Apakah SIMRS harus berbasis cloud?

Tidak. Regulasi tidak menetapkan model penyimpanan tertentu, selama kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan rekam medis terjaga. Pertimbangan biaya dan keamanannya kami bandingkan di artikel SIMRS cloud vs on-premise.